Aðferð DataLab: Þróun og innleiðing gagnadrifinna og snjallra lausna í þremur áföngum

Í dag eru flest fyrirtæki og stofnanir á einhvers konar stafrænni vegferð, sem snýr að því að nota stafræna tækni til að færa ferla, vörur og þjónustu nær kröfum nútímans.

Hið næsta, rökrétta skref, er að nýta hin miklu gagnasöfn sem stafræna tæknin framleiðir og aðferðir gagnavísinda og gervigreindar og taka stökkið á næsta stig, það er að nýta gervigreindartækni til að auka sjálfvirkni og bæta ákvarðanir í rekstrinum. En gervigreind og snjallar gagnalausnir eru framandi tækni og fá fyrirtæki hafa spreytt sig á slíkri vegferð.

Fyrirmyndir og fordæmi eru því fá – hvernig fer slík vinna fram? Hvernig er slík innleiðing framkvæmd, skref fyrir skref?

Sérfræðingar Datalab hafa öðlast mikla reynslu á undanförnum árum við að þróa og innleiða snjalllausnir í íslenskum fyrirtækjum. Þessi reynsla hefur gefið Datalab tækifæri til að slípa aðferðafræði sína til þannig að sem bestur árangur náist.

Í þessari grein verður gert nánari grein fyrir nálgun Datalab – skref fyrir skref.

HELSTU PUNKTAR TIL AÐ TAKA MEÐ:

  • Datalab hefur þróað aðferðafræði sem hentar vel til innleiðingar á snjöllum gagnalausnum í íslenskum fyrirtækjum
  • Aðferð Datalab skiptist í þrjá áfanga: 1. Skilgreiningu og afmörkun, 2. Tilraunaverkefni, og 3. Innleiðing og skölun
  • Fyrsti áfangi snýr að fræðslu til starfsmanna, viðtölum við hagsmunaaðila, stöðumati og stefnumörkun
  • Í öðrum áfanga eru skilgreind tvö tilraunaverkefni (e. Proof of Concept) og frumútgáfur lausna prófaðar og innleiddar í starfseminni
  • Þegar komið er í þriðja áfanga hefur mikill lærdómur safnast og tímabært að taka mikilvægar ákvarðanir um framtíðarfyrirkomulag við hagnýtingu tækninnar í starfseminni. Þróun lausna heldur áfram og eru innleiddar og hagnýttar þvert yfir til að leysa fjölbreytt verkefni í rekstrinum

Er fyrirtæki þitt tilbúið fyrir gervigreindarbyltinguna? Hjá DataLab starfa sérfræðingar á sviði hagnýtingar gagna í snjöllum lausnum sem m.a. aðstoða við stefnumótun, fræðslu og leiðsögn vegna hagnýtingar slíkra lausna. Hafðu samband og fáðu stutta kynningu á möguleikum gagnadrifinna og snjallra lausna þér að kostnaðarlausu.

Aðferðarfræði Datalab má setja fram sem vegferð í þremur áföngum. Fyrsti áfanginn felst í skilgreiningu og afmörkun verkefnis ásamt vali á tilraunaverkefnum; í öðrum áfanga eru 2 tilraunaverkefni keyrð af stað og í síðasta áfanga eru snjalllausnir innleiddar og skalaðar heilt yfir rekstur fyrirtækisins og framtíðarfyrirkomulag útfært. Til grundvallar á vegferðinni eru þrjú leiðarljós; tæknileg geta, almennur skilningur og stefna sem styður.

1. ÁFANGI: SKILGREINING OG AFMÖRKUN

Fyrsta skrefið á vegferðinni er að hefja markvisst samtal um hvernig gagnadrifnar og snjallar lausnir geti komið að gagni í starfseminni. 

Aðferðin felst í ítarlegu stöðumati og úttekt á umhverfi, markaði og skipuheildinni sjálfri. 

Markmið er að komast að kjarna málsins; að sérfræðingar Datalab öðlist djúpan skilning á aðstæðum og markmiðum og hvaða þættir skipta mestu máli – og á hinn bóginn, að fulltrúar viðskiptavinarins öðlist góðan skilning á möguleikum gervigreindar og við hverju megi búast á vegferðinni framundan.

Kjarni málsins er settur fram í stefnu og aðgerðaráætlun um hagnýtingu gagnalausna.

Framvindan er í fjórum skrefum sem hér segir:

A. Fræðsla

Fyrsti áfanginn hefst á fræðslufyrirlestri um gagnadrifnar lausnir og gervigreind fyrir þátttakendur í verkefninu og aðra sem boðið er til fræðslunnar. 

Fjallað er almennt um hvernig megi hagnýta gögn með gervigreindina að vopni, hvaða möguleikar eru fyrir hendi og dæmi tekin úr íslenskum sem erlendum veruleika. 

Þá er verkefnið framundan kynnt rækilega, næstu áfangar og við hverju megi búast.

Tilgangurinn er að tryggja að allir þátttakendur hafi góðan skilning á viðfangsefninu, draga hugmyndir þeirra og sjónarmið fram og að veita þeim tækifæri til að hafa áhrif á næstu skref. 

Lögð er áhersla á að tengja efnistök við innra og ytra umhverfi fyrirtækisins og íslenskan veruleika. Fyrirlesturinn höfðar til fólks með fjölbreyttan bakgrunn og reynslu svo hægt sé að sækja hugmyndir og tillögur sem víðast.

B. Samtöl

Næsta skref er að taka viðtöl við 1-2 starfsmenn á hverju sviði. Miðað er við að heildarfjöldi viðmælenda sé um 10 manns með fjölbreyttan bakgrunn. 

Meðal umfjöllunarefna í viðtölunum má nefna:

  1. Þróun umhverfis og markaðar, áherslur og lykilverkefni.   
  2. Gögn, tæknileg geta og þekking. Tæknilegir innviðir.
  3. Hvað læra megi af fyrri innleiðingum tækninýjunga og einnig rætt um þætti í menningu og hugarfari starfsmanna sem ýmist styðja við eða hamla slíku ferli.   
  4. Hagnýting gagnadrifinna lausna í starfseminni – í fortíð og framtíð.
  5. Möguleg áhrif innleiðingar snjalltækni á fólk og ferla, vöru- og þjónustuframboð, skipulag og innviði.  
  6. Lagaleg og siðferðileg álitamál.  
  7. Önnur viðfangsefni sem óskað er eftir umræðu um.

C. Stöðumat og kortlagning

Ítarlegt stöðumat og vönduð greiningarvinna er forsenda markvissrar stefnu og aðgerðaáætlunar

Þegar viðtöl hafa farið fram er unnið úr þeim og niðurstöður teknar saman þar sem dreginn er fram kjarninn sem í þeim birtist. Niðurstöðurnar, auk annarra mikilvægra upplýsinga, eru nýttar til að leggja fram stöðumat, og greina helstu tækifæri og áskoranir.

Út frá þessari vinnu eru svo úrbótaverkefni kortlögð í samstarfi við stýrihóp viðskiptavinar og mat lagt á mögulegan ávinning og kostnað. Að lokum eru 2 þróunarverkefni (Proof of Concept) valin og útfærð.

Að þessum hluta loknum hefur mótast skýr mynd af þeim tækifærum og áskorunum sem framundan eru, og fyrstu úrbótaverkefnin hafa verið valin og skilgreind.

D. Stefna og aðgerðaáætlun

Áfram er unnið með niðurstöður úr fyrri verklotum og þær tengdar við strauma og stefnur á sviði gagnavísinda og gervigreindar.  Nú er orðið tímabært að setja niður stefnu um hagnýtingu gagna og gervigreindar, sem er gert í nánu samráði við stýrihóp.  

Stefnan varðar veginn áfram og er leiðarljós við val á næstu snjallverkefnum og öðrum umbótaverkefnum sem þarf að ráðast í samhliða.

Stefna og aðgerðaáætlun til næstu 1-2 ára er að lokum kynnt fyrir stjórnendum og öðrum sem málið varðar. Þau verða veginn áfram.

Ávinningur og afurðir 1. áfanga

Helsti ávinningur þessa fyrsta áfanga er vandaður undirbúningur fyrir næstu skref á vegferðinni, sem styðjast við markmið og áherslur fyrirtækisins.  Án vandaðrar grunnvinnu er hætt við að verkefnin nái ekki árangri, enda margt sem getur farið úrskeiðis á vegferðinni.

2. ÁFANGI: TVÖ TILRAUNAVERKEFNI

Í öðrum áfanga fer vinna við fyrstu verkefnin af stað. Tvö vel valin tilraunaverkefni eru keyrð í gegn, og sérfræðingar Datalab þróa og innleiða frumútgáfur lausna á 12 vikum (sjá mynd fyrir neðan).

Gagnalausnir eru þróaðar í svokölluðum sprettum sem taka um 12 vikur

Á þessu stigi er grunnur lagður að tæknilegum innviðum og dýrmætri reynslu safnað sem mun nýtast í næsta áfanga. Hér skapast einnig góðar forsendur til að kynnast tækninni vel og sýna fram á mögulegan ávinning af hagnýtingu hennar.

Framvindu tilraunverkefnanna með lýsa í sjö skrefum:

  1. Gagnasöfnun
  2. Gagnastreymi
  3. Gagnaundirbúningur
  4. Útreikningar
  5. Prófanir, bestun og ákvarðanir
  6. Lærdómur
  7. Árangursmat

Ávinningur og afurðir

Mikill lærdómur hefur safnast eftir þennan áfanga og er það helsta niðurstaða og ávinningur hans. Hann nýtist vel í næsta áfanga og er reyndar forsenda þess að framhaldið verði farsælt.

Afurðirnar sem áfanginn skilar eru frumgerðir tveggja (að öllu jöfnu) gagnadrifinna og snjallra lausna. Nú hefur skipuheildin fengið smjörþefinn af því hvernig snjallar gagnalausnir eru innleiddar, hvaða hindranir kunna að vera í veginum og hvaða möguleikar fleiri eru fyrir hendi til nýtingar tækninnar.

3. ÁFANGI: INNLEIÐING OG SKÖLUN

Í þriðja áfanga er svo komið að innleiðingu lausnanna og skölun þeirra. Þá eru teknar ákvarðanir um framtíðarfyrirkomulag snjallverkefna.

Lagt er mat á reynslu undanfarinna mánaða sem verður grundvöllur áframhaldandi aðgerða. Unnið er samkvæmt stefnu og aðgerðáætlun en hún uppfærð með hliðsjón af þeim lærdómi sem hefur safnast og árangri úrbótaverkefna.

Tilraunafasinn er að baki og fókusinn færist yfir á raunverulega hagnýtingu lausnanna í rekstrinum og frekari þróun þeirra.

Á þessu stigi einnig tímabært að huga að framtíðarfyrirkomulagi snjallvæðingar og veita sérfræðingar DataLab leiðsögn þar um.

Ávinningur og afurðir

Í þessum áfanga hafa gagnadrifnar snjalllausnir, sem styðja við stefnu fyrirtækisins, verið innleiddar og hagnýttar í starfseminni.

Fyrirkomulag þróunar og reksturs gagnalausna er nú í föstum farvegi og fyrirtækið hagnýtir lausnir sem bæta upplifun viðskiptavina, auka sölu, sjálfvirknivæða ferla eða draga úr áhættu, óvissu og sóun.

Stöðug framvinda yfir tímabil sem spannar nokkra mánuði og byggir á vönduðum undirbúningi.

SAMANTEKT

Sérfræðingar Datalab hafa öðlast mikla og dýrmæta reynslu í innleiðingu snjallra gagnalausna í íslenskum fyrirtækjum og stofnunum. Reynsluna hefur Datalab nýtt til að þróa og slípa verklag í þremur áföngum sem að ofan er lýst. Ýmislegt getur farið úrskeiðis þegar innleidd er ný tækni sem hefur áhrif á vinnuferla og menningu, og því mikilvægt að vanda til allrar grunnvinnu, og byggja næstu skref ávallt á þeim lærdómi sem hefur skapast í fyrri skrefum.

LESTU MEIRA:

Innleiðing snjallra gagnalausna: 4 öngstræti og 4 leiðir út úr þeim

Hefjumst handa við snjallvæðinguna!

5 þroskastig snjallvæðingar – hvar er þitt fyrirtæki statt?

Stefna um gervigreind: 7 lykilþættir við innleiðingu gagnadrifinna snjalllausna